2. Le sceau officiel aura la forme prescrite par le Conseil d’Administration de l’Association et portera les mots Association Canadienne des Études Francophones du XIX^e Siècle.

SIÈGE SOCIAL

3. L’Association a son siège social à l’endroit déterminé par le Conseil d’Administration.

OBJECTIFS

MEMBRES

5. (1) L’Association se compose de trois catégories de membres: membre actif, membre associé et membre d’honneur.

5. (2) Quiconque désire devenir membre de l’Association doit déposer une demande écrite auprès du Secrétaire.

(a) Membre actif : Peut devenir membre actif de l’Association avec droit de vote et de parole, droit de présenter des motions, droit de se porter candidat aux élections, quiconque remplit les conditions suivantes:

(i) être, ou avoir été, membre à plein temps ou à temps partiel du personnel enseignant ou de recherche d’un établissement collégial ou universitaire;

(ii) avoir, ou avoir eu, comme fonction principale l’enseignement d’une discipline touchant les cultures de la francophonie au XIX^e siècle ou les recherches dans ces domaines;

(iii) être étudiant(e) dans un cycle supérieur, avoir comme matière de spécialisation des recherches dans l’une des disciplines traitant de la francophonie au XIX^e siècle.

(iv) avoir acquitté la cotisation fixée par l’Association.

(b) Membre associé : Peut devenir membre associé avec droit de parole mais sans droit de vote, ni droit de présenter des motions, ni de se porter candidat aux élections quiconque a acquitté la cotisation fixée par l’Association et désire promouvoir les objectifs de l’Association; et notamment (mais non exclusivement) les enseignants ou anciens enseignants en XIX^e siècle, à plein temps ou temps partiel, dans les établissements secondaires canadiens.

(c) Membre d’honneur : Peut devenir membre d’honneur, avec tous les droits et privilèges d’un membre actif, toute personne proposée au Secrétaire par trois membres actifs un mois au moins avant l’Assemblée plénière annuelle et dont la proposition est retenue par les deux tiers des membres présents à cette assemblée. Les membres d’honneur ne sont pas astreints à la cotisation annuelle.

(3) Tout membre peut se retirer de l’Association en adressant au Secrétaire un avis de démission qui prendra effet à la fin de l’exercice financier en cours.

(4) Tout membre est révoqué sur résolution recevant l’approbation des trois quarts des voix exprimées à une Assemblée plénière.

(5) Le montant de la cotisation est fixé, de temps à autre, par un vote majoritaire des membres présents lors de l’Assemblée plénière annuelle.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

6. (1) Les biens et les affaires de l’Association sont gérés par un Conseil d’administration, responsable devant l’Assemblée plénière.

(a) Composition:  le /la Président(e), Vice-Président(e)s, Secrétaire, Trésorier(e), Président(e) sortant(e), le coordinateur / la coordinatrice du programme du colloque annuel et, si nécessaire, des représentants de régions non représentées ci-dessus (Ouest, Ontario, Québec, Maritimes).

(b) Le Conseil d’administration s’efforcera d’être représentatif des diverses disciplines comprises dans l’Association.

(2) Le mandat d’office de chaque membre du Conseil d’administration commence le premier juillet. Une vacance au sein du Conseil peut être comblée lors de l’Assemblée plénière. Chaque membre du conseil est rééligible.

(3) Le Conseil d’administration a le pouvoir de décision sur toutes les questions pratiques et de principe qui ont trait à la conduite des affaires de l’Association, sauf celles qui sont réservées à l’Assemblée plénière.

(4) Le Conseil d’administration peut exercer tous les pouvoirs de l’Association sauf ceux que la loi des corporations canadiennes ou que les présents statuts et règlements réservent à l’Assemblée plénière.

(5) Le Conseil d’administration se réunit normalement une fois par an, au moment du colloque annuel de l’Association. Le reste du temps, les communications pourront se faire par courrier électronique.

(6) Le Conseil d’administration établit le programme de l’Assemblée plénière. Il inscrit à ce programme toute proposition écrite, présentée par cinq membres actifs, trente jours au moins avant la date de l’Assemblée plénière.

(7) Le Conseil d’administration comble, jusqu’à la date de l’Assemblée plénière, une vacance au sein du Bureau.

(8) Chacun des membres du Conseil d’administration a droit à un vote aux réunions et les décisions se prennent à la majorité des voix exprimées.

(9) Le mandat d’un membre du Conseil d’administration prend fin en raison:

(a) de sa démission écrite soumise au Président;

(b) de maladie ou autre cause, s’il ne peut pas exercer ses fonctions pendant une année;

(c) de sa révocation lors d’une Assemblée plénière suite à une résolution adoptée par au moins trois quarts des voix exprimées, et entérinée par la majorité (50% + 1) de tous les membres actifs de l’Association.

(10) Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés mais peuvent être remboursés pour les dépenses raisonnables que leur occasionnent les travaux de l’association.

(11) Tout membre du Conseil d’administration ou employé de l’Association, de même que ses héritiers, exécuteurs et administrateurs testamentaires et ayant droit, sera indemnisé et protégé contre toute perte personnelle à même les fonds de l’Association:

(a) de tous frais et dépenses de toute nature pouvant découler d’une action ou poursuite judiciaire dirigée contre lui à la suite d’un acte, geste ou chose quelconque fait ou autorisé par lui dans l’exercice de ses fonctions, et

(b) de tous autres frais et dépenses qu’il pourrait subir ou supporter relativement aux affaires de l’Association, sauf les frais et dépenses occasionnés par une négligence ou un manquement volontaire de sa part.

LE BUREAU DE DIRECTION

7. (1) Composition: Président(e), Vice-président(e)s, Secrétaire, Trésorier(e). Le Bureau compte un(e) vice-président(e) par discipline représentée dans l’association (études littéraires, histoire, histoire de l’art, etc.)

(2) Le Bureau de direction est responsable de l’exécution des décisions de l’Assemblée plénière. Il assume conjointement la responsabilité financière et juridique de l’Association. Il est responsable devant l’Assemblée plénière.

(3) Les membres du Bureau de direction sont élus pour trois ans par l’Assemblée plénière.

(4) Le (la) Président(e) est responsable de la direction générale de l’Association. Il est le représentant et le porte-parole officiel de l’Association. Il préside les assemblées plénières de l’Association. Il est habilité à recevoir les dons, les legs et subventions au nom de l’Association.

(5) Un(e) Vice-président(e) désigné(e) par le Bureau supplée le Président en cas d’absence ou d’empêchement.

(6) Le (la) Secrétaire supplée le Président et/ou le  Vice-président en cas d’absence ou d’empêchement. Il est gardien du sceau officiel de l’Association. Il assure le secrétariat du Bureau de direction, veille à la correspondance et conserve les archives.

(7) Le (la) Trésorier(e) supplée le Président, le Vice-président et/ou le secrétaire en cas d’absence ou d’empêchement. Il perçoit les cotisations. Il prépare un rapport annuel, soumis à la vérification et présenté à l’Assemblée plénière annuelle. Il fait tenir à chaque membre le bilan financier de l’exercice échu.

(8) L’Assemblée plénière peut, par un vote des deux tiers des voix exprimées à une réunion dûment constituée, demander la destitution du Bureau de direction ou l’un de ses membres; laquelle destitution devra être entérinée par la majorité des membres actifs de l’Association, par un vote écrit.

(9) Les membres du Bureau de Direction ne sont pas rémunérés pour leurs services, mais peuvent se faire rembourser les dépenses raisonnables que leur occasionnent les travaux de l’Association.

L’ASSEMBLÉE PLÉNIÈRE

8. (1) L’Assemblée plénière annuelle est l’instance suprême de l’Association.

(2) L’Assemblée plénière annuelle constitue une des séances du congrès annuel de l’Association.

(3) L’Assemblée plénière se réunit au moins une fois l’an, normalement au moment et à l’endroit où se tient le congrès annuel de l’Association. Le Conseil d’administration peut convoquer une réunion plénière sur demande écrite de quarante (40) membres actifs.

(4) Le quorum de l’Assemblée plénière est de quinze (15) membres. Toute décision est acquise au vote majoritaire des membres présents, à l’exception de celles qui font l’objet d’une disposition particulière des présents statuts.

(5) L’Assemblée plénière est convoquée par écrit au moins trente jours avant la date prévue pour sa réunion.

(6) Aucune Assemblée plénière extraordinaire ne peut se tenir entre le 15  juin et le premier octobre.

(7) L’ordre du jour de l’Assemblée plénière ne peut être modifié qu’en ce qui touche l’ordre des débats, sauf par le consentement accordé à l’unanimité des membres présents.

(8) Il incombe à l’Assemblée plénière annuelle:

(a) d’approuver les rapports annuels de l’Association, des Comités de l’Association;

(b) d’élire les membres du Bureau, du Conseil d’administration;

(c) de modifier les statuts;

(e) de recevoir les rapports financiers;

(f) de désigner les vérificateurs;

(g) de statuer sur les questions remises à elle par le Conseil d’administration ou le Bureau de direction;

(h) de discuter toute question relative aux intérêts de l’Association;

(i) de trancher toute autre affaire dont avis a été donné.

COMITÉ DE PRÉSENTATION

9. (1) Avant l’Assemblée plénière annuelle, le Conseil d’administration élit un Comité de présentation, composé de trois membres actifs de l’Association et présidé par un membre du Conseil d’administration. Le Comité établit une liste de candidats.

(2) Le Comité de présentation soumet à l’Assemblée plénière la liste des candidats qu’il a établie. Tout membre actif a le droit de présenter alors d’autres candidatures à condition que celles-ci soient appuyées par un autre membre actif présent.

(3) Toute candidature ne peut être mise aux voix sans l’acceptation écrite (en cas d’absence) ou orale du candidat.

(4) Les candidats sont élus au scrutin secret, à la majorité absolue des membres actifs à l’Assemblée plénière.

(5) Le Comité présente à l’élection les membres d’honneur.

COMITÉS

10. (1) Le Conseil d’administration crée, selon les besoins, des comités ou commissions dont le Président est membre ex-officio.

(2) Les membres des comités ou commissions ne sont pas rémunérés à ce titre, mais peuvent se faire rembourser les dépenses raisonnables occasionnées par leurs fonctions.

(3) Les comités ou commissions peuvent travailler, le cas échéant, par voie électronique. Un quorum est constitué par la moitié des participants.

(4) Les membres de tout comité ou commission peuvent être destitués par une simple résolution du Conseil d’administration.

DISSOLUTION

11. (1) Le référendum : L’Association ne peut être dissoute qu’à la suite d’un référendum indiquant que trois quarts au moins des membres actifs sont en faveur de cette dissolution. Une proposition de dissolution doit être présentée par dix membres actifs, doit parvenir au Secrétaire au moins trente jours avant la date de l’Assemblée plénière et doit recevoir l’approbation des deux tiers de l’Assemblée. Le référendum sera organisé par le Bureau de direction de l’Association, entre le premier octobre et le 31 décembre de l’année en cours.

(2) La distribution des biens : Le présent article établit de façon inaltérable que les membres de l’Association n’ont aucune part à la propriété des biens de l’Association, et qu’advenant la dissolution de l’Association, les fonds et biens de celle-ci qui resteront après que les dettes et le passif auront été éteints seront distribués aux œuvres de charité dont les buts se rapprochent le plus de l’Association, selon ce que détermineront les membres de celle-ci au moment de la dissolution.

EXERCICE FINANCIER

POUVOIRS DE SIGNATURE

13. (1) Sauf dispositions contraires, les contrats, documents, chèques ou autres effets souscrits au nom de l’Association doivent porter la signature du Président et du Secrétaire. Les contrats, documents, chèques ou autres effets portant ces signatures engagent l’Association, sans qu’il soit besoin d’une autre autorisation ou formalité.

(2) Dans des cas exceptionnels, le Conseil d’administration peut, par résolution, accorder au Président, Vice-président, à un membre du Conseil d’administration le pouvoir de signer des contrats, chèques et autres effets.

UTILISATION DU SCEAU

14. Le sceau officiel de l’Association est confié au Secrétaire qui devra le garder au siège social. Le Conseil d’administration peut en tout temps faire certifier un acte ou un instrument par n’importe quel membre du Conseil d’administration.

VÉRIFICATEURS

15. L’Assemblée plénière annuelle désigne un vérificateur pour vérifier les comptes de l’Association. Le vérificateur demeure en fonction jusqu’à l’Assemblée plénière suivante. Si le poste se trouve vacant, le Conseil d’administration peut nommer un autre vérificateur.

16. Les présents statuts ne peuvent être abrogés, augmentés ou amendés que par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents lors d’une Assemblée plénière annuelle ou extraordinaire; lequel vote devra être entériné par la majorité des membres actifs de l’Association. Les propositions de modification des statuts doivent être présentées par écrit, signées par cinq membres actifs au moins, et doivent parvenir au secrétaire trente jours au moins avant l’Assemblée plénière. L’avis des modifications proposées doit être expédié à tous les membres de l’Association quinze jours avant la date de l’Assemblée plénière. Toute adoption, abrogation ou modification ne peut entrer en vigueur ni être appliquée qu’après avoir reçu la sanction du Ministre de la Consommation et des Corporations du Canada.

17. L’Association reconnaît les deux langues officielles du Canada, le français et l’anglais, aussi bien pour les questions administratives et procédurales, que pour la présentation des travaux.